Инструкции

Журнал посещения работы сотрудников. Образец заполнения журнала учета рабочего времени сотрудников. Требования к оформлению

Журнал учета рабочего времени сотрудников позволяет работодателю проконтролировать, какое количество часов отработал каждый сотрудник. О том, как вести данный журнал, вы узнаете из нашей статьи.

В какой форме ведется журнал учета рабочего времени образца 2016 года

Благодаря журналу учета рабочего времени сотрудников компания-работодатель можетконтролировать, сколько по факту проработал каждый сотрудник (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Хотя на сегодняшний день нет никаких официальных указаний, что учет отработанного времени необходимо вести в журнале, использование именно этого регистра вполне оправданно. С его помощью легко систематизировать все необходимые сведения в хронологической последовательности.

До момента вступления в силу закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ в обязанности работодателей входило использование унифицированных форм документов. Для учета отработанного сотрудниками времени постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 были утверждены специальные формы — табели Т-12, Т-13.

С 2013 года эти унифицированные формы перестали быть обязательными, но они по-прежнему идеально подходят в качестве основы для разработки любой компанией собственного журнала по учету фактически отработанного сотрудниками времени. При этом целесообразнее использовать форму Т-12, поскольку в ней, кроме учета фактически отработанного сотрудниками времени, можно также вести расчет заработной платы.

Как составить журнал учета ненормированного рабочего времени

Все дни работы сотрудников в ненормированном режиме (по ст. 101 ТК РФ) необходимо фиксировать, ведь за такие переработки хоть и не выплачивается дополнительное вознаграждение, но предоставляется дополнительный отпуск согласно ст. 119 ТК РФ.

В связи с тем, что трудиться в ненормированном режиме можно только эпизодически, целесообразнее не вносить в журнал учета рабочего времени дополнительные графы, а завести для этих целей отдельный регистр.

Форма журнала по учету ненормированного времени работы может быть следующей.

Журнал учета рабочего времени: срок хранения и образец заполнения (скачать бесплатно)

Каждая организация может самостоятельно разработать журнал учета рабочего времени исходя из своих потребностей. Если целью работодателя является не только учет явок/неявок сотрудников, но и контроль за опозданиями и отлучками на протяжении рабочего дня, имеет смысл не брать слишком масштабную форму Т-12 (Т-13), а разработать собственную. В этом случае в целях получения данных для ее заполнения на крупных предприятиях потребуется выбрать 1 из следующих вариантов:

иметь в штате специальную должность (вахтера) для контроля за входом/выходом сотрудников в помещение для работы;
установить автоматическую пропускную систему;
обязать всех руководителей структурных подразделений вести собственный журнал учета рабочего времени сотрудников, находящихся в их подчинении.

Форма такого журнала достаточно проста.

Ведение журнала в такой форме, несомненно, поможет дисциплинировать сотрудников, но увеличит расходы на обеспечение такого учета.

Не знаете свои права?

Согласно статье 91 Трудового кодекса работодатель должен вести учет рабочего времени, отработанного работником. Учет ведут по форме, которая утверждена в учетной политике компании для целей бухгалтерского учета. Для этого используется форма табеля, или как его еще называют журнала учета рабочего времени. Журнал учета рабочего времени является своеобразным актом, подтверждающим ответственное исполнение работником своих обязанностей. Вы можете вести журнал, используя унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России. Однако и самостоятельно разработать формы для учета рабочего времени тоже возможно.

Приказ о журнале учета рабочего времени

Журнал составляется за месяц в одном экземпляре по всем работникам. Составляет его уполномоченное на это лицо - например, менеджер по персоналу. Если обязанность не была прописана у ответственного сотрудника в трудовом договоре, то назначить ответственного сотрудника по ведению журнала по учету рабочего времени можно отдельным приказом. Кроме того, табель должен быть подписан:

руководителем компании или структурного подразделения организации;
работником отдела кадров или иным уполномоченным должностным лицом.

Требования к оформлению

В зависимости от того, какие формы для учета вы решите использовать, вы либо определите порядок их заполнения самостоятельно, либо будете руководствоваться указаниями по заполнению, разработанные Госкомстатом России.

Тема учета рабочего времени в организации очень важна. Если вы решите использовать унифицированные формы , журнал необходимо составить по форме:

табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда (унифицированная форма № Т 12);
или табель учета рабочего времени (унифицированная форма № Т 13).

Работодатель должен самостоятельно выбрать, с использованием какой формы он будет вести учет рабочего времени. Унифицированные формы № Т-12 и № Т-13 применяются:

для учета времени, которое фактически отработал каждый работник компании;
для соблюдения дисциплины - контроля режима рабочего времени, установленного в компании;
для получения достоверных данных об отработанном сотрудниками времени;
для точного и достоверного расчета оплаты труда;
для составления статистической отчетности по труду.

Порядок заполнения журнала

Унифицированная форма Т12 является востребованной формой при ведении учета рабочего времени. Данную форму можно использовать также, как документ для исчисления зарплаты сотрудников. Указания по заполнению и применению журнала по учету рабочего времени по форме № Т 12 утверждены постановлением Госкомстата России № 1 от 5 января 2004 г.

Журнал учета рабочего времени по форме № Т-12 состоит из 2 разделов:

раздел 1 «Учет рабочего времени»;
раздел 2 «Расчет с персоналом по оплате труда».

Если работодатель раздельно ведет учет рабочего времени и расчет по оплате труда, то он может не заполнять 2 раздел. При этом раздел 1 будет применяться, как самостоятельный документ.

Вы должны подписать документ в последний день месяца, за который он составляется. Если этот день выпадет на выходной, то подписать можно в первый рабочий день после выходного. После того, как документ составлен и подписан, он передается в бухгалтерию.

Унифицированная форма Т-12. Образец заполнения

Можно ли скачать программу для учета рабочего времени сотрудников и упростить заполнение журнала? Да, журнал учета рабочего времени можно вести в специальной кадровой программе или в Exсel, а затем скачать таблицу учета рабочего времени, распечатать и подписать.

Учет рабочего времени при ненормированном рабочем дне

Человеко-дни и человеко-часы являются основными единицами учета рабочего времени. Кроме того, существуют и более крупные единицы учета рабочего времени: человеко-месяц и человеко-год. Нормальная продолжительность трудовой недели, согласно Трудовому законодательству, составляет 40 часов.

Для учета рабочего времени при ненормированном рабочем дне существуют следующие способы:

учитывать время работы за пределами нормальной (40 часов) продолжительности рабочего дня непосредственно в журнале учета рабочего времени;
вести отдельный документ для учета времени по работникам, которые в режиме ненормированного рабочего дня исполняют обязанности: отмечать в нем отработанное работником время, в том числе в режиме ненормированного рабочего дня.

Часы, отработанные при ненормированном дне более нормальной продолжительности, можно отмечать непосредственно в журнале учета рабочего времени. Но при этом необходимо иметь подтверждение, что они не являются отработанными сверхурочно и не подлежат оплате. В частности, подтверждением может служить приказ о привлечении работника к работе в режиме ненормированного рабочего дня.

Скачать бланк унифицированной формы Т 12

Деятельность многих организаций основывается на ведении учета продолжительности труда персонала при помощи специальных документов, в числе которых – журнал учета рабочего времени. Как выглядит этот документ, обязательно ли его вести и как правильно заполнить, вы узнаете из нашей консультации.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Как выглядит журнал?

Журнал состоит из золотистой обложки из плотного картона и ПВХ-пленки, которая легко убирается при необходимости отправить документ в архив на хранение. В нем имеются отверстия стандартного размера, используемые для подшивания.

На титульном листе пишется наименование документа, поле для заполнения названия компании и блок, информирующий о:

дате начала или окончания ведения;
количестве выполненных записей;
номер тома;
сроке хранения.

Обратная сторона рассматриваемого документа содержит поле, которое позволяет быстро его опечатать и заверить.

Обратите внимание: штамп должен строго располагаться в указанном месте (М.П.), захватывать ленту и наклейку.

На заметку: опечатывание журнала необходимо только в случае, если такие правила установлены внутренними документами организации. Выполнение этой операции необязательно.

Остальные разделы книги учета:

основные таблицы, предназначенные для фиксирования информации о работниках;
поле, имеющее сведения об ответственных за заполнение лицах (ФИО, должность, период ведения и документ, на основании которого они действуют, подпись);
дополнительная справочная информация, располагаемая в конце журнала.

Книга отличается тем, что содержит всю информацию, необходимую в профессиональной деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров.

Для чего он нужен?

Рабочее время – период, на протяжении которого сотрудник исполняет трудовые обязанности, учитывая требования локальных актов и должностной инструкции.

Оно напрямую влияет на расчет зарплаты, премиальных отчислений и характеризует исполнительность. По этим причинам учет должен производиться с максимальной точностью.

Решить поставленную задачу помогает журнал учета рабочего времени. Использовать его можно во всех организациях, независимо от вида и формы собственности.

Основное предназначение:

поддержания дисциплины;
контроля эффективности использования времени;
справедливого начисления ;
фиксирования времени простоя;
отражение количества дней болезней, ;
определения сверхурочных и т. д.

Книга содержит информацию о времени, фактически отработанном сотрудниками. Законодательство предусматривает норму – 40 часов в неделю, но предприятия самостоятельно определяют режим работы и обеденное время.

Журнал помогает контролировать оптимальную продолжительность.

В нем также отмечаются:

прогулы;
опоздания;
задержки.

На основании вводимых сведений производится начисление премий, назначается штраф за нарушение трудовой дисциплины, а также вносится информация в .

Обязателен ли?

Многие работодатели задают вопрос: обязательно ли вести журнал учета рабочего времени и чем регламентирован этот документ.

Согласно ст. 91 НК РФ, нужно учитывать отработанное сотрудниками время в табеле по форме Т-12. Но ведение журнала учета рабочего времени не является обязательной процедурой.

Руководители самостоятельно принимают решение, нужна ли эта книга.

Стоит помнить о преимуществах, которые она дает:

повышение качества трудовых ресурсов;
экономия времени;
оптимизация работы служащих;
справедливая оценка ситуации и предотвращение конфликтов.

Учет времени исполнения трудовых обязательств персонала производится с периодичностью:

Каждый день – используется, когда работники каждый день приходят в организацию для выполнения трудовых обязательств. Труд нормирован, установлено определенное количество часов.
Каждую неделю – способ подходит для лиц, исполняющих определенное количество задач за неделю, а необходимость часто приходить в организацию отсутствует.

Как чаще всего выглядит документ, показано на рисунке:

Есть ли специальная форма для учета ненормированного времени?

В некоторых организациях служащие отправляются в в нерабочее время. Законодательство не предусматривает образца журнала для Поэтому разрешается при необходимости добавлять дополнительные графы. Например: сведения о сверхурочных, причины опоздания и т.д.

Как правильно вести?

Журнал учета рабочего времени можно заполнять в бумажном или электронном виде. Во втором варианте не требуется наличие определенных информационных баз кадрового или бухгалтерского учета. Достаточно сформировать подходящую таблицу.

При ведении книги в электронном виде требуется соответствие правилам внутренних документов и делопроизводству.

Законодательство не устанавливает конкретных норм по ведению учета. Однако данные размещаются в виде таблицы.

Инструкция по заполнению:

Информация подается лаконично. Обязательно заполняются следующие данные: ФИО сотрудника; дата, по состоянию на которую ведется учет; время, когда работник прибыл в организацию и когда убыл; количество отработанного времени (указывается в часах, минутах).
Когда служащий преждевременно покидает рабочее место, причина указывается в журнале.
В последнем столбце обязательно ставится подпись.

Допускается ли исправление ошибок?

Журнал учёта рабочего времени - документ, в котором указывается, когда сотрудники приходят на предприятие и когда они его покидают.

Для какой цели ведётся журнал

Журнал учёта рабочего времени - это документ, необходимость в котором появляется, когда число сотрудников компании становится достаточно значительным, в результате чего у руководства или у ответственных сотрудников более нет возможности фиксировать их появление «на глазок» . Тогда эту функцию берёт на себя документ.

Стоит отметить, что в законодательстве не указана обязательность его ведения и на предприятиях с большим количеством персонала. Также для него не предусмотрена стандартная форма, требования ограничиваются существующими в делопроизводстве в целом. Поэтому предприятия сами могут устанавливать детали для собственных журналов учёта в соответствии с потребностями той или иной компании.

Журнал учёта может служить для решения следующих задач:

определение количества времени, которое проработал персонал с ненормированным рабочим днём;
регистрация фактов опозданий и ранних уходов с работы;
занятие кров на сверхурочных работах.

Таким образом, с использованием данного документа можно осуществлять точно фиксацию времени, которое все сотрудники проводят на своём месте. Кроме того, на журнал можно ссылаться, если между работодателем и работником возникают споры в отношении тех или иных вопросов, относящихся к рабочему времени. Равным образом на данный журнал допустимо ссылаться в суде, с той оговоркой, что вести его требуется правильным образом. При обнаружении нарушений он может быть не принят как доказательство.

Основные способы контроля рабочего времени

Основным способом контроля рабочего времени по сей день является предмет этой статьи, то есть журнал учёта рабочего времени, который может иметь как бумажную, так и виртуальную форму . Однако наряду с ним доступны и иные варианты. К ним относятся:

электронный пропуск, выполненный в форме магнитной карточки, посредством которой проходят через турникет, посредством такого способа также всего можно выяснить время прибытия и убытия сотрудников;
биометрический учёт, это самый современный способ, он предполагает, что сотрудники проходят на рабочее место по отпечаткам пальцев.

Общие правила оформления

Уже упоминалось, что общей формы для данного документа не существует. По этой причине каждое предприятие имеет возможность разработать её собственными усилиями на основе образцов, которые можно найти в интернете.

В частности, различается количество граф, на которые будет разлинован лист. Оно зависит от целей, на которые ориентируется работодатель. К примеру, не слишком сложный по форме журнал учёта может включать следующие колонки:

число;
фамилия и инициалы сотрудника и место его работы;
подразделение предприятия, к которому он относится;
время прибытия сотрудника на место;
подпись, поставленная им при прибытии;
подпись лица, ответственного за посещаемость;
время ухода сотрудника;
число часов, отработанных им на предприятии в этот день;
отметка о несоблюдении рабочего графика (причиной может быть работа сверхурочно, задержка, имеющая уважительную причину, а также опоздание);
подпись сотрудника при уходе;
подпись лица, отвечающего за посещаемость.

Стоит уточнить, что с одной стороны этот перечень не исчерпывающий, в документ можно добавлять другие графы, с другой же стороны он не является и обязательным и при необходимости некоторые колонки из него могут быть исключены.

Так как в законодательстве не определены правила ведения данного документа, требуется определить их локально-нормативным актом. В частности факт ведения журнала может быть указан в Правилах, регулирующих внутренний трудовой распорядок. В то же время образец журнала можно ввести приказом руководителя. В дальнейшем документ требуется оформлять по всем правилам, которые были предписаны в его отношении локальными актами.

Данный журнал нужно оформлять с соблюдением следующих общих требований делопроизводства:

необходимо ввести сквозную нумерацию и пометить номерами все его листы;
требуется прошить данный документ, при этом нитки выводятся на его последний форзац, где их завязывают и придают концам длину не менее 5–7 сантиметров;
на последней странице требуется поставить пломбу, которая имеет форму бумажного прямоугольника, прикреплённого концам шнуровки, в этот прямоугольник следует вписать число листов, также на него ставится подпись руководителя предприятия либо ответственного сотрудника.

Также в журнале (на форзаце или в ином месте) следует указать ряд основных сведений, в частности:

наименование компании либо её структурного подразделения, если журнал ведётся для сотрудников составной части предприятия;
число, когда журнал начали вести;
число, когда в него была внесена последняя запись;
фамилия имя отчество и пост лица, назначенного ответственным за ведение журнала.

В случаях, когда ведение журнала ведут сменяющие друг друга лица, к примеру, охранники, имеет не назначать единственного ответственного работника. Тогда указывают должность, которую он занимает.

Следует повторить, что эти требования не относятся к законодательным, принятым именно в отношении журнала учёта рабочего времени, но являются общими требованиями делопроизводства. Однако их соблюдение необходимо, особенно по прошивке и нумерации документа.

Способы заполнения

Равным образом отсутствуют и обязательные требования к порядку заполнения, и эти требования также рекомендуется утвердить локальным нормативным актом. Существуют два основных способа его ведения:

ответственный сотрудник (либо лично, либо занимающий надлежащую должность, охранника или иную,) заполняет все графы, а другие сотрудники лишь удостоверяет своей подписью, что всё указано верно ;
сотрудник заполняет все колонки, а подпись ставит именно ответственные сотрудник.

Оба способа равноценны, к обоим выдвигаются одинаковые требования:

Лицо, которое отвечает за ведение журнала, определяется руководителем, который также может указать определённую должность. При наличии нескольких подразделений руководитель может определить сотрудника, курирующего собственный журнал учёта каждой структурной единицы.

Стоит отметить, что в наши дни, наряду со стандартным ведением журнала вручную возможно также его оформление с использованием бланка в компьютере, а также посредством специального приложения.

Программы могут предоставляться организацией-поставщиком на несколько месяцев, этот способ подразумевает, что их отдают в аренду. Это сравнительно доступный вариант. Другая опция - бессрочное приобретение ПО предполагает, что заплатить придётся существенно больше.

В чём разница с табелем учёта

Данный документ необходимо отличать от табеля .

В табеле указывается лишь то, сколько всего часов сотрудник проработал в данные сутки. Поэтому менее содержательный табель можно заполнять на основании журнала, в котором указывается и точное время прибытия сотрудников на рабочее место, а также их ухода с него.

Какие госорганы контролируют

Для работодателей предусмотрена необходимость отслеживать время появления сотрудников на работе и их уход с неё. При этом форму данного контроля руководство предприятия устанавливает самостоятельно. Представители контролирующих ведомств отслеживают, насколько корректно производится учёт по принятой форме, насколько она соответствует требованиям делопроизводства, которые, как указывалось выше, носят обязательный характер.

В частности, проверить, как оформлен данный документ, имеют право налоговые органы, так как именно на его основании сотрудникам выплачивается заработок, а, следовательно, в дальнейшем и налоги с него в бюджет. И если данный журнал составлен неверно, то ненадлежащей окажется и величина платежей.

Также доступ к этому документу может получить Фонд Социального Страхования , который имеет право проверить, правильно ли определялся размер пособий, к примеру, по уходу за ребёнком либо на основании больничного листа. Аналогичное право есть у Федеральной инспекции труда.

При этом отсутствие данного журнала считается существенным нарушением трудового права, результатом чего будет штраф.

Вашему вниманию видео об автоматизации учета рабочего времени сотрудников.